La technologie en pratique : Une révolution numérique pour les coachs.

Il y a tant à gagner en apportant à nos coachs un soutien numérique. Les coachs Upkot Ine et Loris sont impatients de découvrir comment la plateforme de coach améliorera la communication avec leurs étudiants.

Loris : Un coach Upkot est forcément une personne multitâche : de l’organisation d’activités pour les étudiants à la gestion du bâtiment. Nous gérons de nombreuses tâches, et la communication avec les différentes parties concernées est extrêmement importante. Pour cela, nous utilisons aujourd’hui beaucoup d’outils différents.
 

Ine : Pour annoncer une intervention technique, par exemple, nous utilisons un logiciel en ligne qui aide les équipes à suivre les travaux. C’est déjà une nette amélioration par rapport à avant, mais il faut toujours garder la tête froide.

Par exemple, en tant que coach, je me promène souvent dans mon bâtiment, et repère très vite les choses pour lesquelles un travail doit être effectué. Si je ne peux pas résoudre le problème moi-même, je passe le relais à l’équipe facility. Mais je n’ai pas toujours de quoi écrire sous la main, alors je prends une photo que je poste ensuite sur notre plateforme d’intervention. Or il s’agit parfois de l’étape de trop, surtout lorsqu’on a déjà beaucoup de pain sur la planche.
 

Loris : Outre l’outil de communication des interventions techniques, il existe beaucoup d’autres ressources que nous utilisons en tant que coachs. Par exemple, notre outil qui est fortement utilisé pendant la saison de location ainsi que pour les arrivées et les départs. Cet outil nous permet de consulter les données des étudiants, d’établir un état des lieux, ...
 

Ine : Ensuite, il y a la plateforme support, qui permet de suivre tout ce qui concerne les paiements et la location des chambres.

Les coachs ont toutes sortes d’outils à leur disposition. Et par conséquent, les nouveaux coachs ont souvent du mal à s’y retrouver. Quel outil utiliser à quelle fin ? La nouvelle plateforme de coach sur laquelle planchent notre département informatique et In The Pocket devrait nous permettre de tout regrouper en un seul système, ce qui nous facilitera la tâche et nous aidera à nous concentrer davantage sur notre communauté.
 

Loris : Outre les outils avec lesquels nous travaillons en interne, les coachs reçoivent aussi de nombreux messages de l’extérieur. Nous passons notre temps à jongler entre le smartphone et l’ordinateur. Je commence à gagner en efficacité, mais j’ai hâte de voir comment la plateforme de coach va tout synchroniser pour me permettre de consacrer plus de temps à mon objectif principal : rendre mes étudiants heureux et les réunir physiquement.
 

Ine : Nous organisons toutes sortes d’activités ludiques pour nos étudiants. Nous les communiquons en créant des événements ou groupes Facebook, auxquels nous invitons nos locataires. Mais nous remarquons que les groupes Facebook ne sont plus suffisants comme canal de communication. Nos étudiants voient nos messages, mais se laissent ensuite distraire par les aléas du quotidien. C’est d’ailleurs logique : parce qu’ils sont inscrits sur divers canaux de médias sociaux. Et certains sont abstinents. C’est pourquoi nous prévoyons également des affiches attrayantes que nous collons dans les cuisines, les ascenseurs, les cages d’escalier... Nous leur rappelons ainsi les activités à venir. À l’approche de l’événement, la publicité orale fonctionne mieux. Les étudiants se passent le mot dans les couloirs, et leur enthousiasme est communicatif.
 

Loris : Aujourd’hui, la manière dont nous communiquons doit également évoluer. Face à une surabondance de communication, les jeunes sont devenus sélectifs dans le traitement de l’information. Et notamment sous l’influence de TikTok, les messages doivent être essentiels, courts et concis, mais aussi drôles et dans l’air du temps.
 

Ine : Mais tout ce que nous voulons communiquer n’est pas forcément amusant. Parfois, nous devons aussi transmettre des messages sérieux. Il est devenu très difficile de diffuser une annonce sérieuse en s’assurant qu’elle ait un impact.

Loris : La nouvelle plateforme promet quoi qu’il en soit d’être un vrai pilier dans notre communication. Nous allons pouvoir dialoguer avec nos étudiants de manière encore plus rapide et ciblée. Nous pourrons notamment les avertir à temps du passage de l’homme à tout faire, ou les rappels seront automatiquement inscrits dans leur agenda.

Cette fluidité contribue à donner à nos locataires l’impression d’un service bien huilé.

La possibilité d’estimer correctement le temps d’attente prévu est essentielle pour les enfants du numérique qui veulent une solution rapide et transparente, quel que soit le problème.

Ine :  Cette mentalité numérique gagne du terrain, nous le remarquons dans nos communautés. Auparavant, les étudiants n’hésitaient pas à venir me voir. Aujourd’hui, il est plus fréquent qu’ils m’envoient un message via Messenger ou une appli alors que je suis dans le bâtiment. En cas de désaccord dans la cuisine, les étudiants se disputent en ligne plutôt que de trouver un compromis en face à face. C’est parfois un peu inquiétant.

Heureusement, nous voyons aussi émerger un groupe d’ambassadeurs de la marque Upkot qui ont appris à nous connaître via les réseaux sociaux et participent activement et avec enthousiasme à notre communauté en ligne. Ils se prêtent volontiers au jeu des vidéos TikTok, animent le débat et lancent des activités amusantes dans les groupes de discussion ou les groupes Facebook de leur bâtiment
 

Loris : Dans un avenir proche, notre défi en tant que coachs sera d’encourager les étudiants à se connecter réellement. Pas seulement sur la toile, mais aussi physiquement. Car rien ne vaut une bonne conversation de vive voix.