Technologie in praktijk: Een digitale revolutie in coachland

Er valt zoveel te winnen bij de digitale ondersteuning van onze coaches. Upkot coaches Ine en Loris kijken uit naar hoe het coach platform de communicatie met hun studenten alleen maar zal verbeteren.

Loris: Een Upkot coach is zonder uitzondering een échte multitasker: van het organiseren van activiteiten voor de studenten tot het beheren van het gebouw. Er zijn heel wat zaken waarmee we bezig zijn en waarbij communicatie naar de verschillende betrokken partijen enorm belangrijk is. Hiervoor gebruiken we vandaag de dag heel wat verschillende tools.
 

Ine: Voor het doorgeven van klussen gebruiken we bijvoorbeeld een online software om teams te helpen bij het opvolgen van klussen. Dit is al een hele verbetering ten opzichte van vroeger, maar je moet er toch je hoofd bijhouden.

Zo loop ik als coach vaak door mijn gebouw en spot ik met mijn coach oog heel snel zaken waarvoor een klus dient uitgevoerd te worden. Als ik dit niet zelf kan oplossen, dan pas ik de bal door naar het facility team. Maar vaak heb ik niet direct iets bij de hand om te schrijven, dus neem ik een foto om dit nadien in ons klusplatform te zetten. En net dat laatste is soms die ene stap te veel, zeker als je met heel wat andere zaken bezig bent.
 

Loris: Naast de tool voor het doorgeven van de klussen, zijn er nog heel wat andere tools waarmee we als coach aan de slag gaan. Zo heb je bijvoorbeeld een tool die tijdens het verhuurseizoen én voor in-en uittredes intensief wordt gebruikt. In deze tool kunnen wij de gegevens van studenten opzoeken, plaatsbeschrijvingen maken, …
 

Ine: En dan heb je ook nog het support platform waar je alles kan opvolgen qua betalingen en verhuur van de kamers. Er zijn dus heel wat verschillende tools voor coaches. Dit maakt het vaak moeilijk voor nieuwe coaches om hun weg te vinden. Want welke tool moeten ze nu voor wat gebruiken? Het nieuwe coach platform, waarmee onze IT-afdeling en In The Pocket bezig zijn, zou ervoor moeten zorgen dat we alles meer kunnen bundelen in één systeem waardoor we onze taken kunnen verlichten en extra kunnen focussen op onze community.
 

Loris: Naast de tools waarmee we intern werken, krijgen we als coach ook heel veel berichten via andere kanalen binnen. Het is constant switchen tussen desktop en smartphone. Ik begin er met de dag efficiënter in te worden, maar ik kijk uit naar hoe het coach platform alles zal synchroniseren zodat ik meer tijd kan besteden aan mijn voornaamste doel: mijn studenten gelukkig maken en ze fysiek samenbrengen.
 

Ine: Voor onze studenten organiseren we allerhande leuke activiteiten. De communicatie hiervan verloopt via Facebookgroepen of -events die we zelf aanmaken en waar we onze huurders voor uitnodigen. Je merkt wel dat enkel die Facebookgroepen niet meer voldoende zijn als communicatiekanaal. Onze studenten zien onze aankondigingen wel verschijnen, maar worden verder meegesleurd in de waan van de dag. Logisch, want ze zijn aangemeld op verschillende social media kanalen. En sommigen zijn geheelonthouder. Daarom zorgen we ook voor aantrekkelijke affiches die we ophangen in de keukens, liften, trappenhallen, ... Dit herinnert hen aan de aankomende activiteiten. En mondelinge reclame werkt het best net voor het event plaatsvindt.
 

Loris: Ook het overbrengen van een boodschap vandaag de dag moet op een heel andere manier gebeuren. Door het overaanbod aan communicatie zijn jongeren selectief geworden in het verwerken van informatie. En mede dankzij TikTok moeten boodschappen kort & bondig en hip & funny zijn.
 

Ine: Maar niet alles wat we willen communiceren is natuurlijk even leuk. Soms moet je ook eens iets serieus overbrengen. Het is een hele uitdaging geworden om een serieuze boodschap over te brengen en ervoor te zorgen dat het iets teweegbrengt.

Het nieuwe coach platform belooft in elk geval een sterke ruggensteun te worden in onze communicatie. We gaan nog sneller en gerichter kunnen communiceren met onze studenten. Zo kunnen we ze op tijd waarschuwen wanneer de klusjesman langskomt, of worden de reminders automatisch ingeboekt in hun agenda.

Die vlotheid geeft onze huurders de ervaring van een goed geoliede service. Een goed verwachtingspatroon scheppen over de voorziene wachttijd is cruciaal voor digital natives die snel een transparante oplossing willen voor elk probleem.
 

Loris: Die toegenomen digitale mindset is merkbaar in onze community. Vroeger kwamen studenten sneller naar mij toe. Vandaag zie ik ze eerder een ‘appje’ of messenger bericht sturen, terwijl ik gewoon aanwezig ben in het gebouw. Bij strubbelingen in de keuken zie je studenten online uithalen naar elkaar, eerder dan dat ze live in groep aan tafel tot een compromis komen. Dat is soms een beetje zorgelijk.
 

Ine: Gelukkig zien we ook een opkomende groep Upkot brand lovers die ons online leerden kennen via sociale media en actief en enthousiast deelnemen aan onze online community. Ze spelen gewillig mee in TikTok video’s, houden de boel levend en initiëren leuke activiteiten in de chatgroepen of Facebookgroepen van hun gebouw.
 

Loris: In de nabije toekomst wordt het onze uitdaging als coach om studenten aan te moedigen echt te connecteren, niet alleen virtueel, maar ook fysiek. Want er gaat niets boven een goed persoonlijk gesprek.