5 challenges die Upgrade Estate tackelde in 2020

Het zoveelste artikel over hoe hard de coronacrisis toesloeg? Dat niet. Wel over hoe COVID-19 onze Upgrade Estate community dichter bij elkaar bracht. Nele Van Damme overloopt in de podcastserie Vlerick Change Makers de vijf challenges die Upgrade Estate in 2020 tackelde en hoe het team de schade te beperkte.

De 5 grootste COVID-19-challenges voor Upgrade Estate

“Begin maart 2020 maakten we ons nog geen zorgen over een mogelijke crisis”, geeft Nele toe. “Pas toen de ziekenhuizen vol lagen, realiseerden we ons de impact van COVID-19. Onze prioriteit was de gezondheid van onze medewerkers en dat iedereen veilig kon blijven werken. Omdat niemand ons kon vertellen hoe lang een lockdown zou duren, staken we bij wijze van voorbereiding de koppen bij elkaar. Dat bracht ons bij de eerste challenge.”

1.    Hoe houden we onze bouwwerven draaiende?

“De eerste - en meteen ook grootste - uitdaging bestond erin de activiteiten op onze werven draaiende te houden. De deuren van onze nieuwe gebouwen zouden gelijktijdig met de start van het nieuwe academiejaar openen. Uitstel was geen optie, aangezien we dan een heel jaar aan huurinkomsten zouden verliezen. Gelukkig investeerden we in langdurige samenwerkingsverbanden en konden we erop vertrouwen dat onze bouwpartners the extra mile gingen, uiteraard met de nodige veiligheidsmaatregelen.”

2.    Wat met onze persoonlijke rondleidingen?

“De tweede challenge bood zich aan in maart, wanneer studenten een kamer voor het volgende academiejaar beginnen zoeken. Door de maatregelen waren onze rondleidingen met potentiële huurders onmogelijk. Gelukkig investeerden we drie jaar geleden in 360° virtuele tours van onze gebouwen. Wat ooit een marketingtool was, werd plots een essentiële tool om onze huuractiviteiten verder te zetten. In combinatie met een gezellige videochat, loodsten we zo’n 4000 geïnteresseerden virtueel door onze kamers en slaagden we erin alle duizend kamers te verhuizen vóór de start van het academiejaar.” 

3.    Wat kunnen we betekenen voor onze community?

“Onze Upkot coaches merkten dat heel wat van onze studenten - waarvan velen thuis zaten - met depressieve gevoelens kampten. Dit vormde meteen onze derde uitdaging. De coaches lanceerden daarom virtuele events om in contact te blijven en hen te motiveren tijdens de lockdown. Vervolgens organiseerden we webinars om hen te informeren over onze maatregelen en over het studentenleven in onze kamers. Zo hadden ze kleine vooruitzichten voor volgend academiejaar.”

4.    Hoe krijgen we vertrouwen van (potentiële) investeerders?

“Key voor onze groei zijn de een-op-eengesprekken tussen onze sales ambassadeurs  en potentiële investeerders. Maar net zoals bij de huurders konden deze bijeenkomsten niet meer plaatsvinden. Om toch voldoende transparantie, track record en vertrouwen te scheppen - belangrijke elementen bij investeringsoverwegingen - maakten onze ambassadeurs ook dankbaar gebruik van de virtuele rondleidingen. Die switch ging minder vlot dan bij onze studenten, vermoedelijk door het leeftijdsverschil. Toch zaten we eind juni weer op schema met onze verkoopresultaten.”

“Voor huidige investeerders organiseerden webinars om te verhelderen hoe we omgingen met de crisis en welke stappen we ondernamen om hun investeringen de beschermen.”

5.    Hoe blijven onze teams verbonden op afstand?

“Nog vóór de overheid thuiswerk had opgelegd, lieten we al onze medewerkers telewerken. Van week één beseften we dat dagelijkse communicatie met onze teams noodzakelijk was om hen gerust te stellen en te informeren. Dus postte mijn co-CEO dagelijks een video-update in onze Facebookgroep. Zeven weken lang hielden we hen op de hoogte van wat er gebeurde binnen het bedrijf, binnen de verschillende teams en hoe we omgingen met de crisis.”

“We hebben een heel sterke bedrijfscultuur en binnen de kortste keren waren er méér initiatieven om verbonden te blijven. Zo was er elke vrijdag een digitale Friday Bar met dj’s en quizzen, en groeide er een Upgrade Estate Spotifylijst. Toen we na enkele weken een kleine survey deden om naar het mentale welzijn van onze medewerkers te polsen, bleken de meesten - ondanks het gemis van hun collega’s - het goed te stellen.”

Lees ook over Upgrade Estate’s ambitie om van een financial driven economy naar een purpose driven economy te switchen in Het nieuwe ‘business as usual’ is waardegedreven: 3 concrete voorbeelden. 

Of beluister de volledige podcastaflevering Vlerick Change Makers Podcast - #3 Nele Van Damme.