De collega’s van het finance team kregen er onlangs een nieuwe collega bij. Niet zomaar een collega, maar een robotgestuurde proces-automatiseringssoftware (RPA). De RPA kreeg een warm onthaal en werd al snel omgedoopt tot robot Marcel. Wij waren benieuwd en brachten een bezoek.
Op het organigram van het finance team staat de naam Marcel. Maar wie is Marcel juist?
JEAN-MARIE: Bij ons op de Finance afdeling botsten we op een bepaald moment op de enorme hoeveelheid aan terugkerende administratieve taken. Het ging dan over iets uploaden, iets downloaden, iets klasseren, iets kopiëren, … Die taken namen vroeger een half uur tot een uur per dag in beslag. Als je dat optelt kom je snel aan een vijftal uur per week of een twintigtal uur per maand. Het waren taken die perfect door een robot overgenomen konden worden om zo het werken voor het finance team aangenamer te maken. En zo zag robot Marcel, een RPA-databot, het daglicht. RPA of Robotic Processing Automation is de ideale softwaretool om repetitieve taken te automatiseren. Het is een tool die een reeks van acties onderneemt, alsof je die zelf achter het klavier zou uitvoeren.
Mijn droom is ervoor te zorgen dat 80 tot 90% van alle documenten die binnenkomen, automatisch worden verwerkt door een combinatie van RPA en OCR.
- Jean-Marie
Jean-Marie, hoe enthousiast werd jij bij de introductie van Marcel en waar zag je meteen een mogelijke efficiëntieslag?
JEAN-MARIE: De introductie van Marcel maakte me héél enthousiast. En er is trouwens nog groeimarge. De capaciteit van Marcel is vandaag onderbenut. Wat belangrijk is, Marcel beperkt zich zeker niet tot financiële taken. Een andere afdeling zou dus perfect ook de diensten van Marcel kunnen inschakelen.
Toto, hoe ben jij als student op het idee gekomen om Marcel te bouwen? En waarom dacht je aan Upgrade Estate om jouw idee te pitchen?
TOTO: Ik ben bij Upgrade Estate terechtgekomen via DO! van UGent. DO! is een programma waar jonge ondernemers gestimuleerd en gecoacht worden om hun startup te laten uitgroeien tot een scale-up. En ik heb deelgenomen aan dat programma. Een van de partners van DO! is Upgrade Estate.
JEAN-MARIE: Al na de eerste ontmoeting merkten we dat er muziek zat in het idee van Toto. Hij wilde ook direct een test doen met ons. We waren één van zijn eerste klanten en het was fijn om vanuit een wit blad te vertrekken. En misschien zijn we met Upgrade Estate zelf een beetje mentor geweest om de business die hij toen wou uitbouwen te stimuleren.
Robot Marcel wordt nu voor zo’n 20% benut en heeft zeker capaciteit om nog taken bij te nemen. Welke taken zouden dat kunnen zijn?
JEAN-MARIE: Mijn droom is ervoor te zorgen dat 80 tot 90% van alle documenten die binnenkomen, automatisch worden verwerkt door een combinatie van RPA en OCR, Optimal Character Recognition. Hierbij worden documenten uitgelezen door een systeem en gaat een databot beslissen wat ermee moet gebeuren. Zo zouden onze boekhouders quasi geen manuele input meer moeten doen en kunnen ze zich vooral focussen op andere taken.
Toto, jouw tool is ondertussen reeds 3 jaar in gebruik. Heb je ondertussen nog verbeteringen aangebracht?
TOTO: Met Marcel zijn we niet alleen op een RPA model uitgekomen, maar hebben we ook inzicht gekregen in de huidige problemen die komen kijken bij het beheren van een RPA. We botsen af en toe op het probleem van updates. Wanneer een gebruikersomgeving wordt geüpdatet, wordt het proces van Marcel onderbroken. Marcel moet zich dus steeds gaan aanpassen aan die updates. Want een verandering aan een user interface zorgt ervoor dat Marcel in de war geraakt. Op dit moment leren we Marcel om visueel te herkennen wat er op het scherm staat. Wanneer er dan bijvoorbeeld door een update een knop verandert van locatie, zal hij de knop nog steeds herkennen en zal zijn proces niet in de war geraken. Zo zal het aantal processen dat vastloopt bij kleine veranderingen in user interfaces, al een stuk kleiner zijn.
Hoe zie jij de relatie tussen RPA en AI (Artificial Intelligence)? Is het de volgende stap voor een robot om ook te kunnen nadenken en beslissen?
TOTO: Wij zijn zeer actief bezig met de integratie van AI in RPA om in een volgende stap de link te gaan leggen. We hebben de laatste jaren een tool ontwikkeld die heel goed is in het uitvoeren van acties op de computer. Marcel neemt wel degelijk beslissingen, echter zijn deze beperkt tot de makkelijke cases die vooraf goedgekeurd zijn. Speciale gevallen moeten momenteel nog steeds door een mens opgevangen worden. Nu willen we naar het volgende niveau gaan waar er een stukje intelligentie terechtkomen in het proces, waardoor ook moeilijkere gevallen door Marcel kunnen opgevangen worden.